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Dokumentenmanagement (DMS)

Das Dokumentenmanagement für BIOS.

Perfekt integrierte Dokumentenverwaltung
Das revisionssichere
Dokumentenmanagement für alle Belange

Suchen Sie nicht länger nach Belegen, Emails oder anderen wichtigen Dokumenten. Finden Sie sie - elektronisch und revisionssicher archiviert. Das Beste dabei: das Dokumentenmanagement ist voll integriert in die ERP-Umgebung.

BIOS ERP7PPS-System

Vorteile des Dokumentenmanagement

  • Revisionssichere Archivierung
  • Vollintegriert in ERP/PPS/MES-Vorgänge
  • Ablage aller Dokumentenarten
  • Zertifikatstool
  • Volltextsuche + OCR

Dokumentenarchiv

Das Dokumentenarchiv ist ein in BIOS integriertes Dokumenten-Managementsystem. Das DMS-Modul führt alle Informationsinseln der täglichen Arbeit in eine einheitliche Datenbank- und Archivstruktur zusammen und minimiert dabei Ihren Ablageaufwand. Es hilft Ihnen dabei, Transparenz sowohl bei komplexen Geschäftsprozessen als auch bei einzelnen Dateien oder E-Mails zu schaffen, unabhängig davon welcher Mitarbeiter sie in welchem Programm erstellt hat.

Dabei ist das Dokumentenmanagement in allen wichtigen Bereichen nahtlos mit dem ERP/PPS-System BIOS verknüpft und ermöglicht beispielsweise einen direkten Informationszugriff aus der Warenwirtschaft, der Arbeitsvorbereitung, des Controllings sowie der Fertigung und Qualitätssicherung. Sobald beispielsweise ein Auftrag angelegt wird, erstellt das DMS automatisch nachvollziehbare Archivstrukturen, etwa für Lieferscheine, Materialzertifikate oder Rechnungen im Einkauf.

OCR-Erkennung und Suche

Das Archivierungsmodul führt bei jedem Ablagevorgang eine automatische Verschlagwortung per Texterkennung (OCR - optical character recognition) durch, sodass Sie einmal gespeicherte Dokumente jederzeit wieder finden - notfalls per Freitextsuche. Bei einem Kundenanruf sind Sie umgehend auskunftsfähig über alle relevanten Belege zu Vorgängen inklusive abgelegter Emails, Dokumente und Faxe.

Sie starten eine Suche direkt aus dem ERP-System - genau von dem Ort aus, an dem Sie sich gerade befinden. So wird zum Beispiel vom Kundenauftrag aus direkt eine Suche nach Kundennummer und Auftragsnummer gestartet. Sollten Sie dann noch nicht das gewünschte Dokument oder zu viele Ergebnisse erhalten, ist eine weiterführende Suche mit Freitext sicherlich hilfreich. Eine intuitive Bedienung sowie die Durchgängigkeit innerhalb des Systems sind hierbei oberste Maßgabe.

Revisionssichere Archivierung

Die Archivierung der Dokumente erfolgt revisionssicher und nach vorgegebenen Standards - sofern Sie das möchten. Auch die Möglichkeit der Layer-Technologie (Schichten) ist gegeben, sodass einmal archivierte Dokumente nicht mehr verändert werden können. Änderungen werden dann nur noch in darüberliegenden Layern abgebildet und optisch über das Originaldokument gelegt.

Hierbei ist die richtige Vorgehensweise relevant. Ein Archivierungssystem alleine kann nicht revisionssicher sein, wenn es nicht revisionssicher bedient wird. Daher gilt: die Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Sensibilisierung auf gewisse Abläufe ist ein wichtiger Bestandteil der Inbetriebnahme des DMS-Systems.

Zertifikatstool

Gerade in dokumentationsintensiven Branchen wie beispielsweise der Medizintechnik und der Luftfahrt fallen im laufenden Fertigungs- und Abwicklungsprozess viele Dokumente an, die bei Auslieferung zeitintensiv wieder zusammengetragen werden müssen. Materialzertifikate, Güteprüfungen und Messprotokolle sind nur ein kleiner Ausschnitt davon.

Das Zertifikatstool löst dieses Problem. Die Dokumente werden während des Prozesses fortwährend im Dokumentenarchiv hinterlegt. Bei Auslieferung der Bauteile wird per Knopfdruck die Ausgabe aller gesammelten und notwendigen Dokumente angestoßen. Sie kommen Ihrer Dokumentationspflicht nach und haben keinen großen Mehraufwand damit.

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